Per poter guidare l'utente ad una migliore comprensione delle terminologie legate al misuratore fiscale, riportiamo quì di seguito i termini e l'utilizzo delle parti più significative.

Memoria fiscale, Memoria fiscale, componente elettronico interno in cui sono registrati i totali giornalieri, numero di azzeramento e data. Sigillo fiscale, imposto da decreto ministeriale per evitare fraudolenti manomissioni, è apposto dal costruttore sull'involucro dell'apparecchio e non può essere rimosso, in caso d' intervento tecnico il sigillo è sostituito dal marchio identificativo del tecnico abilitato.

Giornale elettronico, I misuratori fiscali di nuova generazione sono dotati di giornale di fondo elettronico (DGFE), una chip di memoria tipo Flash con capacita di memoria variabile, alcuni modelli di registratori di cassa hanno in dotazione dgfe ad alta capacità, in condizioni di lavoro normale non vanno sostituiti, altri con 32 MB circa 230.000 scontrini e in questo caso la durata dipende dalla mole di lavoro, altri ancora con cambio annuale. I dati memorizzati sono protetti per evitare manomissioni. In caso di esaurimento della memoria fiscale o della chiusura di un attività il giornale elettronico deve essere conservato per eventuali controlli da due a cinque anni.

Carta termosensibile I rotoli di carta per l'emissione di scontrini fiscali devono corrispondere ai requisiti stabiliti dal provvedimento dell'agenzia delle Entrate del 31 gennaio 2012, nello stesso provvedimento si stabilisce che deve essere conservata copia della documentazione di acquisto (fattura).

Il libretto fiscale E' un documento indispensabile per l'utilizzo del misuratore fiscale, è composto da pagine progressivamente numerate e contiene le seguenti indicazioni: ragione sociale del produttore, rivenditore e utilizzatore; denominazione del modello; numero di matricola ed estremi del decreto di approvazione del modello. La verifica periodica, il cambio di ragione sociale la cessazione di attività devono essere obbligatoriamente annotate sul libretto. In caso di smarrimento deve essere sporta denuncia alle autorità competenti (carabinieri, polizia), con la copia della denuncia è possibile richiedere un duplicato al centro assistenza.

Lo scontrino fiscale deve riportare obbligatoriamente nell' intestazione la ragione sociale, l'ubicazione dell'esercizio, numero di partita I.V.A, data ora e numero progressivo di emissione, logotipo fiscale, numero di matricola. Facoltativamente si può inserire un logo o una descrizione generica es. pasticceria, gelateria etc.

In caso di scontrino errato il legislatore nell'articolo 12 ultimo comma del Decreto 23 marzo 1983 stabilisce che, "Gli scontrini erroneamente emessi e non ancora rilasciati possono essere annullati mediante idonea annotazione ( 2 barre traverse e la dicitura scontrino errato ), anche della relativa causale, sullo stesso documento che deve essere comunque allegato allo scontrino di chiusura giornaliera".

Degli scontrini erroneamente emessi e rilasciati si occupa la circolare N. 60 del 10 giugno 1983 della Direzione generale delle tasse e recita "Gli scontrini erroneamente emessi e rilasciati non possono essere annullati, ma delle erronee risultanze, semprechè sussistano comprovati presupposti, può tenersi conto in sede di annotazione sui registri dei corrispettivi e di prima nota e non oltre tale momento". Quindi la correzione è possibile in linea teorica, in pratica risulta difficile sopratutto se si tratta di errori grossolani e frequenti (es. digito € 10,00 e solitamente questa cifra rientra in una digitazione ordinaria, se digito € 1000,00 e questa non rientra in una digitazione ordinaria, risulta più facile dimostrare che sussistano comprovati presupposti), la correzione deve essere eseguita nel momento stesso in cui avviene l'annotazione sui registri dei corrispettivi, scaduto tale termine, l'annotazione è tardiva e la correzione non è più consentita.

Per ovviare all'inconveniente di digitare importi elevati erroneamente, i registratori di cassa consentono di impostare un limite massimo dell'importo che si può digitare. Consigli per un buon utilizzo:

1) Il libretto fiscale deve essere conservato all'interno dell'esercizio e essere sempre a disposizione della Guardia di Finanza.

2) In Italia l'ora viene cambiata due volte l'anno, questo deve essere effettuato anche sul misuratore fiscale, le modalità in genere sono riportate sul libretto d'istruzione in dotazione. Alcuni modelli di registratori fiscali di nuova generazione dispongono del cambio ora automatico.

3) Controllare che l'emissione dello scontrino e della stampa sul giornale di fondo (qualora presente) sia leggibile e completa, in caso contrario informare quando prima il centro assistenza.

4) Il registro dei corrispettivi per mancato o irregolare funzionamento deve essere tenuto sempre a portata di mano, in caso di guasto accidentale del registratore di cassa, consente di proseguire il lavoro senza incorrere in sanzioni.

5) Ricordarsi di eseguire la chiusura giornaliera e di trascrivere l'incasso sul registro dei corrispettivi, molti registratori di cassa di nuova concezione dispongono della funzione di azzeramento in automatico che può essere programmata.

6) In caso di guasto il centro assistenza ha l'obbligo di intervenire sul misuratore fiscale, entro 48 ore dalla richiesta dell'utente, va sottolineato che al di fuori della prassi e consuetudine, l'obbligo e l'onere di portare l'apparecchio presso il centro assistenza è a carico dell'utente.

7) I misuratori fiscali dovrebbero essere utilizzati in luoghi asciutti, non eccessivamente caldi o freddi, evitare quindi l'utilizzo in ambienti molto umidi e il contatto con l'acqua . In caso di prolungata esposizione in ambienti molto umidi, le schede elettroniche contenute all'interno tendono ad ossidarsi nei punti in cui le piste dei circuiti stampati sono più sottili, con il tempo possono danneggiarsi a tal punto da richiederne la sostituzione.

8) L'apparecchio andrebbe spento dopo l'utilizzo giornaliero, oltre al risparmio energetico non si espone il registratore di cassa ad un eventuale rischio di guasto, che si possono verificare per possibile alterazione della linea elettrica o da eventi atmosferici (fulmini).

9) In caso di temporaneo inutilizzo il misuratore fiscale deve essere riposto in luogo idoneo e possibilmente coperto da un telo.

10) E'consigliabile utilizzare per l'emissione dello scontrino una carta termica di buona qualità, non produce una quantità eccessiva di polvere e non lascia depositi di materiale sulla testina di stampa che potrebbe danneggiarsi.

11) La pulizia deve essere eseguita ad apparecchio spento, con un panno morbido e appena inumidito con un detergente non eccessivamente aggressivo, meglio se a rapida evaporazione ( evitare di far penetrare il detergente all'interno del misuratore fiscale).

12) Qualora il misuratore fiscale sia dotato di display a LCD è consigliabile non esporlo durante il periodo estivo ai raggi diretti del sole, si potrebbe danneggiare.

13) L'utilizzatore di misuratore fiscale su area pubblica, dovrebbe ricordarsi sempre di ricaricare la batteria dello strumento e dotarsi di un alimentazione di emergenza.

14) I misuratori fiscali utilizzati all'aperto o per la vendita di prodotti ittici, dovrebbero avere un copri-tastiera in gomma siliconica, le infiltrazione di polvere o liquidi possono danneggiare lo strumento.